כולנו רוצים לשפר ביצועים, לעמוד ביעדים ולהגדיל רווחיות. עם זאת, ברוב הארגונים אין תהליכי משוב. משוב הוא התהליך בו כל אחד מאתנו, מבין מהו עשה טוב, מה לא, כיצד להשתפר ומה כדאי לשמר. אם העובדים שלנו לא יודעים את התשובות לשאלות אלו, כיצד ידעו לשפר ביצועים?
לרוב, בארגונים גדולים, תהליך המשוב מתרחש פעם בשנה. כשמגיעה תקופת המשוב, המנהלים בדיפרסיה משום שהוא גוזל זמן יקר ומעכב אותם מהעשייה החשובה. מנגד, העובדים חוששים בשל העובדה שהוא מתבצע רק פעם אחת בשנה. משמע, מבחינתם הוא הדבר היחידי שמשקף את היכולות והמאמץ שלהם במהלך השנה. בעצם, הוא מסמן את "הכול" בעבורם אך לא בהכרח ייצג את "הכול".
לעומתם, בעסקים קטנים ובינוניים, משוב אפקטיבי מסתכם במילה טובה או הערה נוקבת. בדרך כלל, על הדרך. הערה שמיועדת ליישר את העובד או מדי פעם להזכיר לו שהוא בכיוון הנכון.
תעבירו משוב אפקטיבי בלי לשבור את הראש
אז איך הופכים את ה"כאב ראש" שכולם מנסים להיפטר ממנו, לכלי ניהולי. כלי ניהולי שיסייע לכם לשפר את הביצועים של העובדים. כדי שהמשוב ייצג תמונה אמיתית ובונה להערכת עובדים, יש לדאוג למספר אלמנטים חשובים בתהליך המשוב:
מי מבצע את המשוב? – אתייחס לזה בשני מישורים: 1. האם למבצע המשוב יש את הסמכות להעביר את המשוב?. 2. האם מבצע המשוב מעורה בעשייה היומיומית של העובד. עובדים רוצים לדעת שהערכת העובדים מבוצעת על ידי האדם אשר חשוף ביום יום לעבודה שלהם, לאתגרים ולהצלחות. העובדים רוצים גם שזה יהיה האדם שקובע את קידומם ותגמולם הראוי. למשל, אם אני עובד בסניף בתל אביב ומי שאחראי עליי יושב במשרדו בחיפה, אז כנראה שמה שהוא יבחר להגיד לי, ישמע כמיותר ומנותק מהמציאות. מנגד, אם מנהל סניף תל אביב, יעביר את המשוב אך מי שמחליט על העלאות שכר העובדים, בונוסים וקידום הוא מנהל אזור, אז נחמד לשמוע משוב הקשור לעשייה בשטח אבל לא באמת מתקשר אחר לכך לגורלי בארגון.
על כן, יש לדאוג שמי שמעביר את המשוב הוא האדם אשר חווה את העובד בעשייה היומיומית. הוא גם מי שהמלצתו תקבע את התגמול והערכה למשוב.
מתי ובאיזו תדירות?
"להכות את הברזל בעודו חם". חשוב מאוד שהמשוב יהיה קשור ישירות בהתנהלות לה אנחנו רוצים לספק משוב. משוב מועיל הוא משוב שמגיע במגוון תדירויות ולא רק פעם בשנה. חלקו יהיה על הדרך, ביום יום, בזמן העשייה, לזרוק מילה טובה או להעיר בצורה בונה. אך, כמו שמשוב מסכם שנתי בארגונים הגדולים אינו מספיק, כך גם המשוב הספונטני לא מספיק. רצוי לקבוע עם העובד פגישות אישיות לאורך השנה לבחינת ההתקדמות האישית שלו והעמידה ביעדים. העובד ידע שיש את הזמן והמקום בו מאפשרים לו להבין כיצד להשתפר ומה לשמר. כך יוכל בקלות רבה יותר לספק את התוצרים שאתם מעוניינים בהם.
היכן מבוצע משוב אפקטיבי?
יש עדיפות למקום שבו לשני הצדדים יהיה את היכולת להתבטא בצורה חופשית יחסית ובפרטיות. חשוב לנקות הסחות דעת ולא לעשות זאת על הבר במסעדה, בקפיטריה או במשרד המנהל. מתן משוב הוא מעמד רגיש עבור העובדים והם תמיד חוששים ממשוב גם כשהם עובדים טובים. על כן, כדי שיהיה אפשר לייצר את הרגישות הראויה, כדאי לבחור מקום אינטימי בו אתם יכולים לשוחח בשקט. עדיפות מקום ללא הפרעות חיצוניות. מניעת הסחות הדעת יאפשרו לכם להתמקד בעובד ובצרכיו ולראות כיצד באמצעות שיחה בונה, תוכלו לקדם אותו שלב אחד קדימה.
על מה מבוצע המשוב?
האם העובד יודע על מה מבוצע משוב אפקטיבי? האם העובד יודע מראש על מה יבחנו אותו?
מה המדדים להצלחה? כיצד הערכת העובד מתבצעת? על מהי מתבצעת?. גם אם העובד יודע שאתם הולכים לדבר עמו על ההתנהלות שלו בפרויקט או כיצד הוא משרת לקוחות, הוא צריך לדעת מראש מהם הקריטריונים. אחרי שאתם דואגים לתיאום ציפיות וקובעים עמו מראש את המטרות שלו ואיך להשיג אותם, אז אפשר לקבוע משוב תקופתי. משוב זה יתייחס להתנהלות השוטפת ולא למקרה בודד.
שנית, אפשר תמיד ללמוד ולהשתפר אך לא תצליחו לשנות את העובדים שלכם. בהנחה שגייסתם את האנשים הנכונים לתפקיד וסיפקתם להם את הכלים הרלוונטיים כדי להצליח בתפקידם, המשוב חייב להתמקד במה שאפשר לשנות. הוא צריך להתייחס להתנהלות באותה סיטואציה ולא לאדם עצמו. אם עובד הגיש דוח שלא הכיל את כל הנתונים שרצית, במקום לגעור בו, תנו לו כלים להצליח. הסבירו מה חסר לכם, מה אתם רוצים שונה ותנו הזדמנות לתיקון.
אל תסיקו מסקנות נמהרות גם אם העובד ותיק ואתם בטוחים שזה האופי שלו.
זכרו, אתם רוצים שהעובד ירגיש שזה בר שינוי. אם תגידו לו שזה חלק מהאופי שלו, אז ככל הנראה הוא קודם כל ייעלב. אח"כ יגיד "מה אתם מבינים כבר?" ויסגור את המחשבה ב"זה מה יש.. שיתמודד!". במקום להגיע למקום בו העובד מתגונן ולא רוצה להתאמץ, תנו לו את משוב אפקטיבי על דברים שיכולים לעזור לו להתפתח. תראו לו כיצד באמצעות שינויים קלים ושיפור מיומנויות, הוא שולט בזה בצורה נפלאה.
סיכום העברת משוב אפקטיבי
אתם רוצים שהוא יתייחס בכובד ראש לדברים שאתם אומרים ולכן דאגו לומר אותם בצורה נעימה. דאגו שהדברים שאתם אומרים יהיו רלוונטיים וניתנים לשינוי. בנוסף, אל תשכחו לאפשר לעובד את המקום לבטא את עצמו. תנו לו לומר כיצד הוא רואה את הדברים ואיך הוא חושב שאפשר לשנות. תנו לו להסביר מהו צריך כדי שזה יעבוד בפעם הבאה. באמצעות דיאלוג משותף, תוכלו ביחד, להחליט מה הצעד הבא ואיך להשיג אותו.
רוצים לדעת עוד על תהליך המשוב ואיך להפוך אותו לכלי ניהול אפקטיבי? נשמח לעמוד לרשותכם!
